PEMERINTAH KECAMATAN GEROKGAK KEMBALI MERANCANG INOVASI PATEN BERBASIS IT

Latar Belakang

Setelah dilaksanakannya inovasi dalam pelayanan penerbitan Ijin  Usaha Mikro Kecil (IUMK) dan Tanda Daftar Perusahaan  (TDP) melalui “GRAI PATEN” di Desa Wisata, tahun ini Pemerintah Kecamatan Gerokgak kembali merancang inovasi pelayanan pada tata kelola data  yaitu PETAKU SI BATA (Paperless Pengelolaan Data Pelaku Usaha Berbasis Bank Data).

          Bahwa dalam rangka membangun kepercayaan masyarakat, pemerintah wajib meningkatkan kualitas pelayanan publik. Hal ini juga merupakan kewajiban Pemerintah Kecamatan Gerokgak untuk meningkatkan kualitas pelayanan melalui perubahan berupa inovasi yang sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Pemerintah Kecamatan Gerokgak.

          Bentuk perubahan mendasar untuk peningkatan kualitas pelayanan publik di Kecamatan Gerokgak adalah dengan memberikan pelayanan yang efektif dan efisien kepada masyarakat Kecamatan Gerokgak. Dalam memberikan pelayanan yang efektif dan efisien kepada masyarakat Kecamatan Gerokgak diperlukan suatu terobosan dalam upaya peningkatan kualitas layanan publik tersebut. Dalam memberikan pelayanan administrasi kepada masyarakat, Pemerintah Kecamatan Gerokgak sejak taggal 24 Juni 2015 telah melaksanakan Program PATEN, yaitu Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan yang merupakan amanat dari Permendagri Nomor 4 Tahun 2010 tentang Pedoman Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan serta kegiatan operasionalnya mengacu pada Keputusan Bupati Buleleng Nomor 130/578/HK/2015. tanggal 24 Juni 2015, tentang Penetapan Kecamatan sebagai Penyelenggara Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan di Kabupaten Buleleng serta Keputusan Bupati Buleleng Nomor 130/771/HK/2015, tentang Pelimpahan Sebagian Kewenangan Bupati  Kepada Camat di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Buleleng. Diantara  kewenangan yang dilimpahkan tersebut adalah Penerbitan Ijin Usaha Mikro Kecil (IUMK) dan Tanda Daftar Perusahaan (TDP).  Seiring dengan perkembangan usaha mikro kecil dan memperhatikann kondisi geografis (jarak tempuh dari Desa ke Kantor Camat Gerokgak) dan perkembangan pariwisata di Kecamatan Gerokgak, khususnya Kawasan Pariwisata Batu Ampar, secara paralel membangkitkan pertumbuhan usaha mikro dan kecil di Kecamatan Gerokgak seperti usaha kerajinan tangan, rumah makan, spa, diving, snorkling dan lain-lain yang sesuai ketentuan semua usaha tersebut wajib mempunyai ijin IUMK dan TDP sehingga sebagaimana amanat Undang-undang nomor 25 Tahun   2009 tentang Pelayanan Publik, maka  Pemerintah Kecamatan Gerokgak sejak bulan Mei 2017 sampai dengan bulan Oktober 2018  telah  berupaya mendekatkan pelayanan perijinan  kepada masyarakat melalui inovassi pelayanan yaitu  Penyediaan “GRAI PATEN”  di Desa Pemuteran, Desa Sumberkima, Desa Pejarakan, Desa Banyupoh dan Desa Tukadsumaga.

1. B.  Kondisi Eksisting (Kondisi saat ini)

Selama kurun waktu tahun 2015 sampai dengan akhir bulan Juli  2019 penerbitkan Ijin Usaha Mikro dan Kecil (IUMK) telah mencapai jumlah 794 buah dan  sebagaimana kewenangan yang dilimpahkan oleh Bupati kepada Camat, pelaksanaannya tentu sesuai dengan standar operasioan prosedur yang ada yakni mulai dari penerimaan berkas, verifikasi registrasi/penomoran, pemberkasan sampai izin dapat diterima oleh pemohon.

Namun dalam kegiatan registrasi/penomoran dan pemberkasan saat itu juga terdapat kegiatan penyimpanan data dalam bentuk kertas lengkap dengan map terikat kuat  yang penyimpanannya juga  memerlukan tempat khusus. Kondisi seperti itu tentu tidak menjadikan kinerja yang efektif dan efisien pada saat data tersebut dibutuhkan kembali  kaitannya  dengan pelaksanaan  rangkaian kegiatan  berikutnya seperti pelayanan, sosialisasi, pendampingan dan evaluasi. Hal  demikian menggambarkan bahwa pelaksanaan Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan masih belum optimal sehingga diperlukan suatu perubahan/inovasi pada tata kelola data/arsip. 

 Kondisi Yang Diinginkan

Mengingat bahwa inovasi pelayanan publik tidak lagi sekedar  menjembatani program pemerintah tetapi inovasi juga  diterapkan agar  mampu mengakomodir kebutuhan masyarakat yang sangat dinamis sehingga inovasi diarahkan pada mempercepat terwujudnya kesejahtraan masyarakat  melalui peningkatan pelayanan publik, memberdayakan dan peran masyarakat serta peningkatan daya saing daerah. sebagaimana amanat Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2017 tentang Inovasi Daerah, maka melalui inovasi pelayanan ini akan tersaji data Pelaku Usaha Mikro Kecil (PUMK)  yang interaktif, transparan, dan akuntabel berbasis Bank Data untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi organisasi maupun masyarakat pelaku usaha.

1. D. Gagasan/Solusi

Terkait kinerja meningkatkan kualitas pelayanan terutama pelayanan perizinan, maka  pada  Peraturan Bupati Nomor 77 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Pemerintah Kecamatan,  penjabarannya telah termuat sebagaimana tugas pokok dan fungsi Seksi Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan, yaitu melaksanakan Administrasi Terpadu Kecamatan (PATEN).  Mengingat kondisi eksisting yang menggambarkan belum optimalnya pelaksanaan Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan maka Pemerintah Kecamatan Gerokgak pada bulan Agustus sampai dengan bulan Oktober   2019 kembali  merancang inovasi pelayanan perijinan dalam pengelolaan data dengan memanfaatkan teknologi digital mengacu pada perkembangan dunia di era Revolusi Industri 4.0, dimana salah satu cirinya yaitu paperless yang artinya sebuah metode dimana dokumen-dokumen dan data yang memungkinkan untuk dibuat digital akan dikonversi ke dalam bentuk digital file dan disimpan dalam digital storage  atau istilah mudahnya yaitu kebijakan pengurangan kertas dalam segala kegiatan. Terdapat 3 (tiga) permasalahan yang menyebabkan belum optimalnya  Pelaksanaan Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan (PATEN) yaitu  pertama belum optimalnya tata kelola data pelaku usaha mikro kecil untuk memenuhi kebutuhan data investor yang terus berkembang, kedua, terbatasnya Sumber Daya Manusia yang memahami IT, ketiga. terlambatnya pelaporan data pelaku usaha yang diterima dari desa  Fokus permasalahan utama yang dipandang perlu untuk perubahan  adalah pada tata kelola data pelaku usaha mikro kecil  yang belum optimal untuk memenuhi kebutuhan data pelaku usaha yang terus berkembang dengan inovasi PETAKU SI BATA (Paperless pengelolaan data pelaku usaha berbasis bank data). Pengelolaan data tersebut terdiri dari berbagai tahapan, yaitu pertama, pengumpulan data pelaku usaha, kedua, pengolahan data dan ketiga inventarisasi data ke dalam bank data. Inovasi pelayanan perijinan ini memuat 4P (Proses, Performance, Produk dan Price), yaitu  :

1.Proses

PETAKU SI BATA prosesnya dimulai dari pengumpulan, pengolahan hingga penyebaran atau diseminasi data, prosesnya lebih efektif dari segi waktu dan efisien dari segi biaya, karena proses pengelolaan sebagian besar menggunakan IT atau digital.

2.Performance

PETAKU SI BATA menampilkan data pelaku usaha yang interaktif, transparan dan akuntabel karena tersaji dalam bentuk tabel.

3.Produk

Produk yang dihasilkan dari inovasi PETAKU SI BATA   yaitu berupa penyajian  data pelaku usaha yang dituangkan pada sebuah tabel atau bagan yang interaktif, transparan, akuntabel, efektif dan efisien, dan mudah diakses melalui website Kantor Camat Gerokgak.

4.Price

PETAKU SI BATA lebih hemat biaya karena dalam pengumpulan dan pengolahan data tidak memerlukan banyak kertas dan penyebaran data memanfaatkan website Kantor Camat Gerokgak.

E.Indikator Kinerja Output,  dan Outcome

Dengan adanya inovasi pelayanan perijinan melalui  Paperless Pengelolaan Data Pelaku Usaha Berbasis Bank Data   maka perubahan yang ingin diwujudkan adalah Optimalisasi Pelaksanaan PATEN di Kecamatan Gerokgak, melalui indikator Output  dari Outcome

1. Output              

Tersedianya data pelaku usaha yang interaktif, transparan, dan akuntabel berbasis Bank Data .untuk seluruh  desa  14 (empat belas) desa di Kecamatan Gerkgak

2. Outcome

a).        Bagi Organisasi Kantor Camat Gerokgak

• Efektif waktu pada saat pengelolaan data pelaku usaha.
• Efisien biaya, karena tidak memerlukan banyak biaya untuk menduplikat data seperti fotocopy, pemakaian kertas yang berkurang, sehingga anggaran dapat dialokasikan pada kegaitan yang lain.
• Lebih mudah mengetahui potensi usaha maupun jumlah investasi di masing-masing desa
• Tersedianya data yang up to date merupakan acuan untuk pelaksanaan pembinaan monitoring dan evaluasi terhadap pelaku usaha mikro kecil.

b).        Bagi Masyarakat

• Memperoleh informasi lebih mudah karena tersaji dalam bentuk bank data pada website Kantor Camat Gerokgak
• Data mudah dibaca oleh banyak pihak karena data yang ditampilkan adalah data yang interaktif, transparan, dan akuntabel.
• Meningkatnya kesadaran masyarakat pengusaha untuk mencari Izin Usaha Mikro Kecil maupun Tanda Daftar Perusahan
• Dengan tersajinya data (PUMK) yang interaktif, transparan, dan akuntabel. dapat dijadikan acuan investor untuk menentukan kegiatan usahanya.     

Penulis : I Ketut Arya Negara,S.Sos./ Seksi PATEN Kantor Camat  Gerokgak