SILAKUDES
Latar Belakang
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, Pelayanan Publik merupakan kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang- undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa dan/atau pelayanan administrasi yang diselenggarakan oleh penyelenggara pelayanan publik.
Kemudian keterkaitan dengan pelayanan publik dan era revolusi Industri 4.0 saat ini, sebetulnya telah jelas diatur di dalam Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, adanya Pasal yang mengatur bahwasanya Pelayanan Publik harus memilki sistem yang dapat memberikan kemudahan kepada masyarakat.
Merujuk pada Pasal 23 ayat (1) Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, disebutkan bahwa "Dalam rangka memberikan dukungan informasi terhadap penyelenggaraan pelayanan publik perlu diselenggarakan Sistem Informasi yang bersifat nasional", sementara Pasal 23 ayat (4) Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, menyebutkan bahwa Penyelenggara berkewajiban mengelola Sistem Informasi yang terdiri atas Sistem Informasi Elektronik atau Non elektronik yang sekurang-kurangnya meliputi; profil penyelenggara, profil pelaksana, standar pelayanan, maklumat pelayanan, pengelola pengaduan dan penilaian kinerja.
Kondisi tersebut seharusnya menjadi perhatian pemerintah untuk dapat menyesuaikan penyelenggaraan pelayanannya kepada masyarakat dalam menghadapi Revolusi Industri 4.0 saat ini, yaitu dengan menerapkan pelayanan publik yang berbasis Teknologi (digital) sebab dengan teknologi, transparansi, kecepatan, kemudahan yang menjadi kunci pada suatu pelayanan akan terwujud, maka tidak heran pelayanan di sektor privat/swasta biasanya akan lebih baik karena pemanfaatan teknologi yang semakin canggih dalam proses pemberi pelayanannya, untuk menjaga kepercayaan pelanggan sehingga usaha yang dijalankan akan terus produktif.
Kecamatan merupakan bagian dari perangkat daerah kabupaten yang salah satu tugas pokok dan fungsinya berkaitan dengan pelayanan sebagaimana diatur pada pasal 10 Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2018 Tentang Kecamatan, dalam Peraturan Pemerintah tersebut, salah satu tugas Camat adalah melaksanakan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah kabupaten/kota yang tidak dilaksanakan oleh unit kerja perangkat daerah kabupaten/kota yang ada di kecamatan, meliputi: fasilitasi percepatan pencapaian standar pelayanan minimal diwilayahnya dan efektivitas pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat di wilayah Kecamatan.
Kecamatan Gerokgak merupakan salah satu kecamatan yang telah melaksanakan Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan (PATEN) sejak Tahun 2015, model pelayanan terintegrasi di kecamatan tersebut, ternyata belum mampu mewujudkan tujuan awalnya yakni pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan teratur, karena pelayanan yang dilaksanakan masih secara manual.
Mencermati kondisi tersebut, maka Camat Gerokgak ( Made Juartawan, S.STP,MM ) melakukan terobosan untuk mewujudkan pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah dan terjangkau dan teratur, maka perlu ada perubahan pola pelayanan dari kondisi yang ada selama ini, yakni dengan penerapan sistem informasi yaitu Siistem Layanan Administrasi Kecamatan Tuntas di Desa (SILAKUDES), sistem ini dirancang untuk mempermudah pola pelayanan, karena dipandang efektif dari segi waktu dan efisien dari segi biaya.
Tujuan dikembangkannya sistem pelayanan administrasi kecamatan ini kami sesuaikan dengan 3 kerangka tujuan, yakni :
Jangka Pendek:
Tersedianya sistem informasi berbasis web di 14 Desa se-Kecamatan Gerokgak, memudahkan penerbitan dokumen perijinan dalam rangka mendukung pencapaian kinerja organisasi.
Jangka Menengah:
Tersedianya sistem pelayanan berbasis web di 14 Desa se-Kecamatan Gerokgak, memudahkan penerbitan dokumen Perijinan serta rekomendasi IMB Rumah sedarhana dan Penerapan Tanda Tangan Elektronik bagi para Perbekel guna mendukung percepatan penerapan aplikasi dimaksud.
Jangka Panjang:
Tersedianya sistem pelayanan berbasis web di 14 Desa se-Kecamatan Gerokgak, berupa penerbitan dokumen Perizinan dan Non Perizinan.
Manfaat Internal:
Memudahkan perangkat kecamatan dalam memproses permohonan pelayanan administrasi Kecamatan, khususnya IUMK danTDP.
Tercapainya Kinerja Pelayanan Kecamatan Gerokgak
Staf kecamatan tidak perlu lagi mengantar dokumen ke desa.
Memudahkan Pengawasan dan Kendali Organisasi karena semua tersimpan dalam aplikasi.
Manfaat Eksternal:
Dengan sistem pelayanan ini akan memberikan manfaat bagi warga antara lain :
Mewujudkan pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan teratur
menghemat biaya biaya dan waktu bagi warga pemohon.
Melibatkan peran pemerintah desa sebagai ujung pelayanan.
PROFIL KINERJA PELAYANAN
Gambaran Umum Organisasi
Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 77 Tahun 2016 Tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Buleleng terdiri atas :
Camat;
Sekretariat;
Seksi-Seksi;
Sub Bagian Sub Bagian;
Kelurahan;
Jabatan Fungsional;
Bagan Struktur Organisasi Kecamatan
Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 pada ketentuan Pasal 25 ayat yang berbunyi Bupati/Walikota dalam melaksanakan urusan pemerintahan umum sebagaimana dimaksud pada ayat (2) pada tingkat kecamatan melimpahkan pelaksanaannya kepada Camat dan dengan Peraturan Bupati Buleleng Nomor 77 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Buleleng dan Keputusan Bupati Buleleng Nomor 16 Tahun 2015 tentang Pelimpahan sebagian urusan Bupati Buleleng kepada Camat, yang terdiri dari 2 (dua) bidang urusan yaitu:
Bidang Perijinan teridiri dari Penerbitan SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan) Kecil Perorangan dan Penerbitan TDP (Tanda Daftar Perusahaan) Kecil untuk perorangan.
Non Perijinan yang terdiri dari:
Koordinasi penyelenggaraan bencana dengan tingkat kejadian ringan;
Koordinasi penagihan piutang Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buleleng terhadap pasien yang belum memenuhi kewajiban membayar;
Koordinasi Lomba Kebersihan dan Pertamanan antar kelurahan dan antar camat se Kabupaten Buleleng;
Koordinasi penyusunan program penyuluhan kehutanan dan perkebunan;
Koordinasi pendataan obyek pajak dan penyampaian SPPT;
Koordinasi pemantauankemiskinan;
Koordinasi pemantauan penyandang masalah kesejahteraan sosial (PMKS).
Pembinaan
Pembinaan lingkungan bersih se kecamatan gerokgak;
Pembinaan pengelolaan air bersih pedesaan.
Pengawasan
Pengawasan terhadap sepadan/sumber daya air dan jaringan asset-aset irigasi;
Pengawasan terhadap pemafaatan ruang.
Fasilitasi
Fasilitasi pembentukan lembaga kemasyarakatan di desa/ kelurahan;
Fasilitasi pemungutan Bea Perolehan Hak atasTanah;
Fasilitasi penyelenggaraan administrasi kependudukan.
Penetapan
Penunjukkan Sekretaris Desa untuk melaksanakan tugas dan kewajiban Kepala Desa/Perbekel, apabila kepala desa/perbekel cuti dan/atau berhalangan selama 14 (empat belas) hari sampai 6 (enam) bulan lamanya;
Peresmian pengangkatan dan pemberhentian Kepala Lingkungan pada Kelurahan sesuai dengan wilayahnya.
Penyelenggaraan
Penyelenggaraan aksi bersama pemungutan sampah plastik di Kecamatan Gerokgak;
Evaluasi Rancangan Peraturan Desa tentang APBDesa.
Berdasarkan hal tersebut di atas maka dapat disadari bahwa Kecamatan merupakan ujung tombak keberhasilan Pemerintah Kabupaten dalam hal penyelenggaraan pemerintah, ekonomi, pembangunan, lingkungan hidup, kemasyarakatan, ketentraman dan ketertiban serta pelayanan kepada masyarakat. Untuk itu Kecamatan Gerokgak terus berupaya berbenah diri agar mampu mewujudkan perangkat daerah yang mampu memberikan pelayanan yang profesional, efektif, efisien dan akuntabel dalam mendukung kinerja organisasi.
2. Gambaran Capaian Kinerja Organisasi dan Analisa
Berdasarkan data selama 3 tahun dari tahun 2018 sampai dengan 2020, penerbitan dokumen perijinan yang diterbitkan selama kurun waktu 3 tahun terakhir, terlihat datanya tidak sama antara jumlah penerbitan IUMK dan TDP, karena untuk penerbitan Tanda Daftar Perusahaan berkaitan dengan kewajiban Pajak dari perusahaan dimaksud yang diharus dilengkapi dengan NPWP pada saat pengajuan permohonan TDP dimaksud.
Laporan Perjanjian Kinerja Instansi Pemerintah Kantor Camat Gerokgak Tahun 2019 ini sebagai bentuk pertanggungjawaban kepada publik sebagaimana amanat Permenpan–RB Nomor 53 tahun 2014 tentang petunjuk teknis perjanjian Kinerja Pelaporan Kinerja dan Tata Cara Reviu atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah. Berdasarkan pada pengukuran, evaluasi dan analisis capaian kinerja yang telah dilakukan, dapat dikatakan bahwa Kantor Camat Gerokgak telah berhasil dengan kategori Baik (Total Capaian Sasaran Kantor Camat Gerokgak 98,25%) dalam melaksanakan tugas-tugas pemerintahan dan pembangunan yang tercermin dari capaian kinerja kegiatan dan sasarannya, sedangkan hasil capaian kinerja keuangan (alokasi anggaran dan realisasi anggaran Belanja Langsung) sebesar 98,94 % dan Belanja Tidak Langsung sebesar 97,54%.
ANALISIS MASALAH
Dalam upaya meningkatkan kinerja pelayana perlu adanya terobosan dalam melakukan kinerja pelayanan yang lebih cepat, tepat dan mudah. Cepat adalah proses pelayanan dilakukan dengan waktu yang singkat, tepat adalah mengetahui prioritas mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu khususnya dalam memvalidasi permohonan masyarakat, sedangkan mudah adalah prosesnya yang sederhana dan tidak menyulitkan masyarakat.
Untuk menguraikan suatu permasalahan, teknik Fishbone Analysis (FBA) digunakan dalam kegiatan aksi perubahan ini. Penguraian dilakukan dengan membagi-bagi masalah, menjadi beberapa kategori. Untuk permasalahan ini digunakan 4 (empat) buah kategori yaitu Manpower, Metode, Machine dan Motivation. Dari 4 buah kategori tersebut maka terpetakanlah sejumlah masalah seperti terihat pada tabel berikut.
Tabel C.1.1 Masalah Faktor Internal
|
Faktor Internal |
||
|
No |
Uraian |
Deskripsi Permasalahan |
|
1 |
Man (SDM) |
Pegawai yang bertugas melayani kurang memiliki komitmen kuat untuk melayani dan kurang paham teknologi |
|
2 |
Metode |
Metode pelayanan secara manual menjadikan pelayanan tertunda terhadap hal-hal yang non teknis. |
|
3 |
Machine |
Peralatan kerja seperti komputer dan printer yang kurang terawat sehingga sering rusak menjadi penghambat percepatan pelayanan |
|
4 |
Motivation |
Berkenaan dengan semangat dan motivasi kerja yang rendah, sehingga penyelesaian tugas-tugas terkendala |
Tabel C.1.2
Masalah Faktor Internal
|
Faktor External |
||
|
No |
Uraian |
Deskripsi Permasalahan |
|
1 |
Kurangnya pemahaman masyarakat berkenaan dengan kelengkapan persyaratan Masyarakat enggan berurusan langsung Ke Kantor Camat |
Banyak warga yang datang ke Kantor Camat untuk mendapatkan pelayanan dengan membawa persyaratan yang kurang lengkap, seperti : membawa pas foto, ataupun penentuan jenis usaha/klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia (KBLI). Angapan bahwa pelayanan yang lama dan mebuang waktu |
|
2 |
Proses pelayanan Perangkat Desa kurang maksimal |
Banyaknya tugas sehingga menunda tugas melayani dari perangkat desa menyebabkan proses pengajuan permohonan menjadi tertunda. |
Berdasarkan Gambar di atas, diidentifikasi berapa permasalahan yang berkaitan dengan Pelayanan di Kecamatan Gerokgak, yang masih belum mampu mewujudkan pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan teratur, hal ini antara lain:
Metode pelayanan secara manual menjadikan pelayanan tertunda terhadap hal-hal yang non teknis
Kurangnya pemahaman masyarakat berkenaan dengan kelengkapan persyaratan yang harus dipenuhi.
Masyarakat enggan berurusan langsung ke Desa atau ke Kantor Camat.
Proses pelayanan di tingkat desa kurang maksimal
Berdasarkan atas permasalahan utama di atas, kami mencoba menganalisa dengan merumuskan solusi yang kami nilai efektif dan efiseien, kami mentabulasi 4 masalah utama yang ada, sebagaimana tabel di bawah ini.
Tabel C.1.3
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH
Terobosan/Individu
Berdasarkan teknis SCAMPER (Subtituti, Combination, Adapt, Magnify, Put to other Uses, Eliminate, Rearrange/Reserve) yang digunakan dalam mencari ide kreatif maka untuk aksi perubahan ini dipakai pendekatan magnify danput to other uses, pengunaan teknik magnify ini dilakukan dengan mengembangkan pola pelayanan dengan merubah pola pelayanan yang saat ini hanya berpusat di kecamatan menjadikan desa berperan aktif dalam proses awal pelayanan warga dengan proses verifikasi pertama oleh petugas Desa dan verifikasi kedua oleh petugas kecamatan dengan sistem informasi. Pola put to other uses itu merubah pola output pelayanan yang selama ini pencetakan surat ijinnya di kecamatan berubah pencetakannya di desa. Pendekatan inovasi ini nantinya akan bersifat incremental yang memungkinkan untuk melakukan penambahan fitur /fungsi pada aplikasi yang disesuaikan dengan milestone yang ditetapkan.
Gambar 4
Alur Inovasi Pelayanan
Tahapan Kegiatan
Milestone atau tolak ukur waktu yang menggambarkan rincian kegiatan dalam pembuatan proyek perubahan digunakan untuk memberi tanda jadwal waktu mulai atau selesai suatu kejadian yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang umumnya disusun sebagai bagian dari rencana strategi. Milestone dalam hal ini berbeda dengan jadwal karena milestone tidak terbatas hanya membuat rencana waktu kerja, tetapi ada target yang perlu diselesaikan. Artinya, milestone mengandung manajemen sumber daya yang diperlukan. Milestone merupakan landasan untuk mengidentifikasi segmen kerja utama dan tanggal akhir sehingga dapat digunakan sebagai titik pengendalian alami dan penting dalam proyek. Adapun milestone proyek perubahan dibagi menjadi tiga milestones sesuai dengan sasaran proyek perubahan, yaitu sebagai berikut:
Milestone Jangka Pendek (23 Oktober – sampai berakhirnya PKA) Proyek perubahan direncanakan akan mulai dilaksanakan pada minggu keempat bulan Oktober dengan kegiatan pembentukan tim efektif, dan akan hingga berakhirnya dengan dilaksanakannya seminar proyek perubahan yakni pada tanggal 11 Desember 2020. Output yang dihasilkan pada jangka pendek ini adalah Aplikasi SILAKUDES untuk penerbitan IUMK danTDP.
Milestone Jangka Menengah direncanakan selama 6 bulan ( 2 Januari 2021 - 30 Juni 2021), Output pada fase ini adalah adanya Penyempurnaan aplikasi SILAKUDES dengan penambahan permohonan IMB Rumah Sederhana serta seluruh Perbekel sudah menggunakan Tanda Tangan Elektronik (TTE) untuk mendukung Aplikasii ni.
Milestone Jangka Panjang direncanakan selama 6 bulan (1 Juli 2021 –
31 Desember 2021). Adapun milestone proyek perubahan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang yang telah direncanakan dapat dilihat pada Tabel dan gambar di bawah ini.
Identifikasi Stakeholder adalah proses yang mengidentifikasi orang, kelompok, atau organisasi yag dapat memberikan dampak atau yang terkena dampak atas keputusan dan hasil proyek perubahan ini dengan melakukan analisis dan dokumentasi informasi yang relevan terkait kepentingan, keterlibatan, ketergantungan, pengaruh, dampak potensial terhadap kesuksesan proyek. Berdasarkan kekuatan, posisi penting, dan pengaruh stakeholder terhadap suatu isu stakeholder dapat diketegorikan kedalam beberapa kelompok stakeholder yaitu stakeholder Internal dan stakeholder Eksternal :
Stakeholder Internal
SekcamGerokgak
Kasi Pelayanan TerpaduKecamatan
Staf KecamatanGerokgak
Stakeholder Ekternal
Sekretaris Daerah KabupatenBuleleng
Asisten Administrasi Pemerintahan Setda Kab.Buleleng
Kepala Dinas Kominfosandi KabupatenBuleleng
Kepala Dinas PMPTSP KabupatenBuleleng
Kepala Dinas PMD KabupatenBuleleng
Kepala Dinas Perindagkop KabupatenBuleleng
Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Buleleng.
Kepala BPSDM Provinsi Bali Kepala Bagian Pemerintahan Setda Kabupaten Buleleng
Kepala Bagian Organisasi Setda KabupatenBuleleng
Kepala Bagian Hukum Setda KabupatenBuleleng
Perbekel se- KecamatanGerokgak
Pendamping LokalDesa
Kasi Pelayanan Desa se-Kecamatan Gerokgak
Badan Permusyawaratan Desa (BPD)
LPM Desa
Warga Masyarakat Kecamatan Gerokgak
Identifikasi stakeholder baik internal maupun eksternal dapat digambarkan sesuai dengan indikator penilaian stakeholder sebagaimana yang terlihat pada tabel berikut :
Tabel D.1.1
Definisi Operasional
-
PREPERENSI
DEFENISI KONSEP
DEFENISI OPERASIONAL
1
2
3
4
POWER
(Kekuatan
/pengaruh)
Kewenangan Formal untuk Mengambil keputusan
Tidak memiliki kewenangan
kewenangan Terbatas hanya pada 1 fungsi saja
Kewenangan pada beberapa fungsi saja
Berwena ng penuh pada semua fungsi
PROXIMITY
(keterlibatan)
Keterlibatan secara langsung pada proyek
perubahan
Tidak terlibat secaralangsung
Terlibat hanya pada 1 tahap saja
Terlibat hanya pada beberapa tahapan
Terlibathanya pada setiap
tahapan
INTEREST
(kepentingan)
Kepentingan terhadap proyek
perubahan
Tidak memilikikepentingan
Memiliki hanya 1 kepentingan
Memiliki Beberapakepentingan
Memiliki kepenting an penuh
Berdasarkan tabel indikator penilaian stake holder di atas, maka peran masing-masing stakeholder digambarkan sebagai berikut :Pemetaan Stake holder
Keterangan :
Latens: Tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam kegiatan tetapi memiliki kekuatan besar untuk memengaruhi program jika mereka menjadi tertarik.
Promotors: Memiliki kepentingan besar terhadap program dan juga kekuatan untuk membantu membuatnyaberhasil
Appatetics: Kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan bahkan mungkin tidak mengetahui adanya kegiatan
Defenders:memiliki kepentingan pribadi dan dapat menyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk memengaruhi proyek perubahan.
Demikian gambaran dari SILAKUDES yang merupakan salah satu inovasi dalam pelayanan publik dari Made Juartawan, S.STP,MM (Camat Gerokgak), dimana sistem yang dilaunching pada tanggal 13 November 2020, di Desa Pemuteran.
